Podróże służbowe przedsiębiorcy a koszty podatkowe

Opublikowany 2014/08/16

Osoby fizyczne, prowadzące działalność gospodarczą, mogą zaliczać do kosztów uzyskania przychodu wartości diet za czas podróży służbowych w ramach określonego limitu, tj. do wysokości diet przysługujących pracownikom.

Czy każdy wyjazd będzie podróżą służbową?

Ogólna definicja kosztów uzyskania przychodów

Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w wydanej interpretacji z 16 lipca 2014 r., nr ITPB1/415-518/14/AK. zwrócił uwagę, że stosownie do treści art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawy o PIT) (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Zaliczenie wydatków do kosztów podatkowych jest możliwe, jeżeli zostaną spełnione kryteria wynikające z wyżej wymienionego przepisu.

Rozliczanie kosztów podróży służbowych

Regulacje prawne dotyczące zaliczania do kosztów uzyskania przychodów kosztów podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących zawarte zostały w art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PIT, zgodnie, z którym, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących – w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Tymi odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej jest obowiązujące od 1 marca 2013 r. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167).

Zaliczenie diety do kosztów

Aby osoba prowadząca działalność gospodarczą mogła zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość diet z tytułu odbytych podróży służbowych, podróż musi:

  • być związana z prowadzoną działalnością gospodarczą,
  • służyć osiągnięciu przychodów lub zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów,
  • wysokość diety musi mieścić się w granicach limitu określonego w odrębnych przepisach.

Podróż służbowa w przepisach podatkowych

W przepisach prawa podatkowego pojęcie podróży służbowej nie zostało zdefiniowane.

Definicja podróży służbowej pracownika została zawarta w art. 775 § 1 Kodeksu pracy, zgodnie z którym za podróż służbową uznaje się wykonywanie na podstawie polecenia pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.

Podkreślić należy odmienny charakter regulacji w przypadku pracownika i osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą:

- pracownikowi cel podróży służbowej określa pracodawca w poleceniu odbycia podróży służbowej, 

- w odniesieniu do przedsiębiorcy, istotnym kryterium dla uznania wyjazdu za podróż służbową winno być ustalenie czy wyjazd ma bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Zdaniem Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy odesłanie art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PIT, do pojęcia pracownika może mieć zastosowanie jedynie w kontekście ograniczenia wysokości diety z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą, nie zaś samej zasady dopuszczalności zastosowania tego przepisu do wymienionych w nim podmiotów.

Z powyższej regulacji prawnej wynika zatem konieczność wyłączenia z kosztów podatkowych wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą, ale tylko w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom.

Podsumowując stwierdzić należy, że osobom prowadzącym działalność gospodarczą przysługuje prawo uwzględniania w kosztach uzyskania przychodu wartości diet za czas podróży służbowych w ramach określonego limitu, tj. do wysokości diet przysługujących pracownikom. Powołane przepisy ustawy o PIT, obejmując swoją dyspozycją sytuacje odbywania podróży służbowych przez osoby prowadzące działalność gospodarczą, nie przewidują do tej kategorii podatników, żadnych wyłączeń o charakterze przedmiotowym lub podmiotowym, wobec tego nieuprawnione jest różnicowanie osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą według rodzaju tej działalności.

Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy podkreślił, że problematyka dotycząca podróży służbowych, odbywanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej znalazła odzwierciedlenie w orzecznictwie sądów administracyjnych. Orzecznictwo ukształtowało w tym zakresie jednolitą linię rozstrzygnięć wskazując, iż nie znajduje uzasadnienia stanowisko, że jedynie podróże mające na celu czynności incydentalne spełniają wymogi podróży służbowych, natomiast realizowanie zasadniczego przedmiotu działalności nie wchodzi w zakres podróży służbowych.